Introduction
Conformément à la réglementation FMCSA 396.11, tout transporteur commercial opérant aux États-Unis est tenu de remplir un rapport d'inspection du véhicule (DVIR) avant et après chaque trajet. Sur le papier, cela paraît simple. En pratique, de nombreuses flottes utilisent encore des formulaires papier qui se perdent, sont retardés ou tout simplement oubliés, ce qui les expose à des problèmes au pire moment : un contrôle routier ou un audit de conformité. La FMCSA encourage également la dématérialisation des DVIR, faisant des enregistrements d'inspection numériques non plus une simple mise à niveau, mais une orientation déjà prise par le secteur.
Défis
- Les rapports DVIR papier se perdent ou sont retardés.
Un défaut constaté sur un formulaire papier n'arrive pas jusqu'au gestionnaire de flotte tant qu'une personne ne le collecte pas et ne l'examine pas manuellement, souvent après que le véhicule soit déjà en circulation.
- Aucune preuve que l'inspection ait porté sur les composants requis.
La FMCSA exige des vérifications portant sur les freins, la direction, les feux, les pneus, les rétroviseurs, le système d'attelage et l'équipement de sécurité. Les listes de contrôle papier rendent difficile la vérification de l'ensemble des éléments.
- Les défauts n'empêchent pas l'expédition.
En vertu de l'article 396.11, un défaut affectant le fonctionnement en toute sécurité doit être réparé et certifié avant que le véhicule ne soit remis en marche, mais de nombreuses flottes n'ont pas d'arrêt au niveau du système qui impose cela avant le début d'un travail.
- La conservation des documents sur trois mois est difficile à gérer sur papier.
La FMCSA exige que les rapports DVIR et les certificats de réparation soient conservés pendant au moins trois mois, ce qui représente une véritable charge administrative sans système numérique.
- Les interventions en bord de route et la préparation des audits prennent beaucoup de temps.
Rassembler l'historique des inspections papier avant un audit du ministère des Transports ou un contrôle routier est un processus lent et souvent incomplet.
Solution
- Inspections mobiles via l'application pour conducteurs.
Les conducteurs effectuent les inspections avant et après le voyage sur leur téléphone ou leur tablette, couvrant les catégories requises par la FMCSA : freins et système pneumatique, direction, feux et réflecteurs, pneus et roues, essuie-glaces, rétroviseurs, équipement d’attelage et équipement de sécurité et d’urgence.
- Listes de contrôle personnalisables par type de véhicule.
Les gestionnaires de flottes configurent des listes de contrôle pour faire correspondre séparément les tracteurs et les remorques, afin que chaque type de véhicule soit inspecté selon les critères appropriés.
- Capture des défauts avec photos et commentaires.
Tout élément signalé comme défectueux comprend une photo et une note, fournissant aux gestionnaires de flotte les informations nécessaires pour évaluer et certifier une réparation sans voir le véhicule en personne.
- Alertes de soumission en temps réel.
Dès qu'un conducteur soumet une inspection, les gestionnaires de flotte sont avertis, avec des alertes automatiques émises spécifiquement pour les inspections non réussies, soutenant l'exigence de réparation immédiate en vertu de l'article 396.11.
- Approbation de l'inspection préalable aux travaux.
Un travail ne peut commencer que lorsqu'un responsable autorisé a examiné et approuvé le rapport d'inspection ; par conséquent, un véhicule présentant un défaut non résolu et ayant un impact sur la sécurité ne peut être mis en service par erreur.
- Enregistrements DVIR numériques avec conservation intégrée.
Chaque inspection, y compris les résultats de la liste de contrôle, les photos, la signature du conducteur et les notes de certification de réparation, est stockée et téléchargeable au format Excel ou PDF, conservant les dossiers bien au-delà du minimum de trois mois de la FMCSA sans classement manuel.
Résultats obtenus
- 25 à 35 % de véhicules en moins expédiés avec des défauts non résolus affectant la sécurité, une fois l'approbation préalable à l'emploi mise en œuvre
- Le temps d'examen des inspections a été réduit de moitié environ., de la collecte sur support papier à la soumission numérique en temps réel
- La préparation aux audits du DOT et aux inspections routières est réduite de plusieurs jours à quelques heures., avec un historique DVIR numérique complet et récupérable
Traçabilité complète de chaque inspection, avec photos, signatures et horodatages joints à chaque rapport
Des listes de contrôle adaptées séparément aux groupes motopropulseurs et aux remorques, conformes aux exigences de la norme 396.11.
Un niveau de conformité renforcé avec la FMCSA, appuyé par des enregistrements numériques qui répondent déjà aux exigences de la règle DVIR électronique de l'agence
