Introducción
Según la norma 396.11 de la FMCSA, todas las empresas de transporte comercial que operan en EE. UU. deben completar un Informe de Inspección del Vehículo por el Conductor (DVIR, por sus siglas en inglés) antes y después de cada viaje. En teoría, esto parece sencillo. Sin embargo, en la práctica, muchas flotas aún utilizan formularios en papel que se pierden, se retrasan o se omiten, lo que las expone a problemas en el peor momento posible: una inspección en carretera o una auditoría de cumplimiento. La FMCSA también está impulsando la implementación de los DVIR electrónicos, lo que convierte los registros de inspección digitales en una tendencia ya consolidada en el sector.
Desafíos
- Los informes de inspección de vehículos en papel se pierden o se retrasan.
Un defecto anotado en un formulario en papel no llega al gerente de la flota hasta que alguien lo recoge y revisa manualmente, a menudo después de que el vehículo ya está en circulación.
- No hay pruebas de que la inspección haya cubierto los componentes requeridos.
La FMCSA exige revisiones de frenos, dirección, luces, neumáticos, espejos, acoplamiento y equipo de seguridad. Las listas de verificación en papel dificultan demostrar que se revisó cada categoría.
- Los defectos no detienen un envío.
Según la sección 396.11, un defecto que afecte la seguridad operativa debe repararse y certificarse antes de que el vehículo vuelva a funcionar, pero muchas flotas no cuentan con un sistema de parada que garantice esto antes de que comience un trabajo.
- Gestionar en papel un periodo de conservación de registros de tres meses resulta complicado.
La FMCSA exige que los informes de inspección de vehículos (DVIR) y los certificados de reparación se conserven durante al menos tres meses, lo que supone una verdadera carga administrativa sin un sistema digital.
- La preparación de los trámites en carretera y las auditorías consume mucho tiempo.
Recopilar el historial de inspecciones en papel antes de una auditoría del Departamento de Transporte o un control en carretera es un proceso lento y a menudo incompleto.
Solución
- Inspecciones móviles a través de la aplicación para conductores.
Los conductores realizan inspecciones previas y posteriores al viaje en su teléfono o tableta, que abarcan las categorías exigidas por la FMCSA: frenos y sistema de aire, dirección, luces y reflectores, neumáticos y ruedas, limpiaparabrisas, espejos, equipo de acoplamiento y equipo de seguridad y emergencia.
- Listas de verificación personalizables por tipo de vehículo.
Los gestores de flotas configuran listas de verificación para que coincidan por separado con las unidades motrices y los remolques, de modo que cada tipo de vehículo se inspeccione según los criterios adecuados.
- Captura de defectos con fotos y comentarios.
Cualquier elemento marcado como defectuoso incluye una foto y una nota, lo que proporciona a los gestores de flotas lo necesario para evaluar y certificar una reparación sin necesidad de ver el vehículo en persona.
- Alertas de envío en tiempo real.
En el momento en que un conductor presenta una inspección, los gerentes de flota reciben una notificación y se generan alertas automáticas específicamente para las inspecciones fallidas, lo que respalda el requisito de reparación inmediata establecido en el artículo 396.11.
- Aprobación de la inspección previa al trabajo.
Un trabajo no puede comenzar hasta que un gerente autorizado revise y apruebe el informe de inspección, por lo que un vehículo con un defecto no resuelto que afecte la seguridad no puede ser enviado por error.
- Registros DVIR digitales con retención integrada.
Cada inspección, incluidos los resultados de la lista de verificación, las fotos, la firma del conductor y las notas de certificación de reparación, se almacena y se puede descargar en formato Excel o PDF, lo que permite conservar los registros mucho más allá del mínimo de tres meses establecido por la FMCSA sin necesidad de archivarlos manualmente.
Resultados obtenidos
- Entre un 25 % y un 35 % menos de vehículos despachados con defectos no resueltos que afectan a la seguridad.una vez que se implementa la aprobación previa al trabajo
- El tiempo de revisión de la inspección se redujo aproximadamente a la mitad., desde la recopilación en papel hasta la presentación digital en tiempo real
- La preparación para la auditoría del DOT y la inspección en carretera se redujo de días a horas.con un historial digital DVIR completo y recuperable
Registro completo de responsabilidad para cada inspección, con fotos, firmas y marcas de tiempo adjuntas a cada informe.
Listas de verificación vinculadas a las unidades de potencia y a los remolques por separado, alineadas con lo que la sección 396.11 exige que cada uno cubra
Mayor nivel de cumplimiento con la FMCSA, respaldado por registros digitales que ya cumplen con las directrices de la norma electrónica DVIR de la agencia.
