Einführung
Alle gewerblichen Transportunternehmen in den USA müssen gemäß FMCSA-Regel 396.11 vor und nach jeder Fahrt einen Fahrzeugkontrollbericht (DVIR) ausfüllen. Theoretisch klingt das einfach. In der Praxis nutzen viele Flotten jedoch immer noch Papierformulare, die verloren gehen, verspätet eintreffen oder gar nicht erst bearbeitet werden. Dadurch sind sie im ungünstigsten Moment – einer Verkehrskontrolle oder einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften – angreifbar. Die FMCSA treibt zudem die Einführung elektronischer DVIRs voran, wodurch digitale Inspektionsberichte weniger eine Neuerung als vielmehr eine Entwicklung darstellen, die die Branche bereits vorantreibt.
Herausforderungen
- Papier-DVIRs gehen verloren oder verspäten sich.
Ein auf einem Papierformular vermerkter Mangel erreicht den Fuhrparkmanager erst, wenn er manuell abgeholt und geprüft wird, oft nachdem das Fahrzeug bereits im Einsatz ist.
- Es gibt keinen Nachweis darüber, dass die Inspektion die erforderlichen Komponenten umfasste.
Die FMCSA schreibt Prüfungen von Bremsen, Lenkung, Beleuchtung, Reifen, Spiegeln, Kupplungseinrichtungen und Sicherheitsausrüstung vor. Checklisten in Papierform erschweren den Nachweis, dass tatsächlich alle Kategorien abgedeckt wurden.
- Mängel verhindern keinen Versand.
Nach Artikel 396.11 muss ein Mangel, der den sicheren Betrieb beeinträchtigt, behoben und zertifiziert werden, bevor das Fahrzeug wieder in Betrieb genommen werden kann. Viele Flottenbetreiber verfügen jedoch über keine Systemvorkehrung, die dies vor Beginn eines Auftrags durchsetzt.
- Die Aufbewahrung von Aufzeichnungen über drei Monate ist auf dem Papier schwer zu handhaben.
Die FMCSA verlangt, dass DVIRs und Reparaturbescheinigungen mindestens drei Monate lang aufbewahrt werden müssen, was ohne ein digitales System eine erhebliche Belastung für die Ablage darstellt.
- Die Vorbereitung von Straßenkontrollen und Audits ist zeitaufwendig.
Das Zusammentragen der Inspektionshistorie in Papierform im Vorfeld einer DOT-Prüfung oder einer Straßenkontrolle ist langsam und oft unvollständig.
Lösung
- Mobile Inspektionen über die Fahrer-App.
Die Fahrer führen die Vor- und Nachfahrtskontrollen auf ihrem Smartphone oder Tablet durch und decken dabei die von der FMCSA vorgeschriebenen Kategorien ab: Bremsen und Luftsystem, Lenkung, Beleuchtung und Reflektoren, Reifen und Räder, Scheibenwischer, Spiegel, Kupplungsausrüstung sowie Sicherheits- und Notfallausrüstung.
- Anpassbare Checklisten nach Fahrzeugtyp.
Flottenmanager konfigurieren Checklisten, die Zugmaschinen und Anhänger separat abbilden, sodass jeder Fahrzeugtyp anhand der richtigen Kriterien geprüft wird.
- Fehlererfassung mit Fotos und Kommentaren.
Jeder als defekt gekennzeichnete Punkt enthält ein Foto und eine Notiz, sodass Flottenmanager die notwendigen Informationen erhalten, um eine Reparatur zu beurteilen und zu zertifizieren, ohne das Fahrzeug persönlich in Augenschein nehmen zu müssen.
- Benachrichtigungen über Einreichungen in Echtzeit.
Sobald ein Fahrer eine Inspektion einreicht, werden die Flottenmanager benachrichtigt. Bei nicht bestandenen Inspektionen werden automatisch Warnmeldungen ausgegeben, um die sofortige Reparaturpflicht gemäß 396.11 zu unterstützen.
- Genehmigung der Vorabnahme.
Ein Auftrag kann erst beginnen, wenn ein autorisierter Manager den Inspektionsbericht geprüft und genehmigt hat. Daher kann ein Fahrzeug mit einem nicht behobenen, sicherheitsrelevanten Mangel nicht versehentlich ausgeliefert werden.
- Digitale DVIR-Aufzeichnungen mit integrierter Aufbewahrungsfunktion.
Jede Inspektion, einschließlich der Ergebnisse der Checkliste, Fotos, Unterschrift des Fahrers und Notizen zur Reparaturzertifizierung, wird gespeichert und kann als Excel- oder PDF-Datei heruntergeladen werden, sodass die Aufzeichnungen weit über die von der FMCSA vorgeschriebene Mindestaufbewahrungsfrist von drei Monaten hinaus ohne manuelle Ablage geführt werden können.
Erzielte Ergebnisse
- 25–35 % weniger Fahrzeuge mit ungelösten, sicherheitsrelevanten Mängeln werden ausgeliefert.Sobald die Vorabgenehmigung durchgesetzt wird
- Die Inspektionsprüfungszeit wurde um etwa die Hälfte reduziert.von der papierbasierten Datenerfassung zur digitalen Echtzeit-Einreichung
- Die Vorbereitungszeit für DOT-Audits und Straßenkontrollen verkürzte sich von Tagen auf Stunden.mit einer vollständigen, abrufbaren digitalen DVIR-Historie
Vollständige Dokumentation jeder Inspektion mit Fotos, Unterschriften und Zeitstempeln in jedem Bericht.
Checklisten, die jeweils auf Zugmaschinen und Anhänger abgestimmt sind und den Anforderungen von Abschnitt 396.11 entsprechen.
Stärkere Konformität mit den FMCSA-Vorschriften, unterstützt durch digitale Aufzeichnungen, die bereits den Vorgaben der elektronischen DVIR-Regel der Behörde entsprechen.
