Introdução
De acordo com a norma 396.11 da FMCSA, todas as transportadoras comerciais que operam nos EUA precisam preencher um Relatório de Inspeção de Veículo do Motorista (DVIR, na sigla em inglês) antes e depois de cada viagem. Na teoria, isso parece simples. Na prática, muitas frotas ainda utilizam formulários em papel que se perdem, atrasam ou são ignorados, deixando-as vulneráveis no pior momento possível: uma inspeção rodoviária ou uma auditoria de conformidade. A FMCSA também está migrando para DVIRs eletrônicos, tornando os registros digitais de inspeção menos uma atualização e mais uma tendência já presente no setor.
Desafios
- Os formulários DVIR em papel podem se perder ou atrasar.
Um defeito anotado em um formulário em papel não chega ao gerente de frota até que alguém o recolha e revise manualmente, muitas vezes depois que o veículo já está em circulação.
- Não há provas de que a inspeção tenha abrangido os componentes necessários.
A FMCSA exige verificações em freios, direção, luzes, pneus, espelhos, equipamentos de acoplamento e equipamentos de segurança. Listas de verificação em papel dificultam a comprovação de que todas as categorias foram de fato verificadas.
- Defeitos não impedem o envio.
De acordo com a norma 396.11, um defeito que afete a segurança da operação deve ser reparado e certificado antes que o veículo volte a funcionar, mas muitas frotas não possuem um mecanismo de parada em nível de sistema que garanta isso antes do início de uma tarefa.
- A retenção de registros por três meses é difícil de gerenciar em papel.
A FMCSA exige que os DVIRs (Relatórios de Inspeção de Veículos Motorizados) e os certificados de reparo sejam mantidos por pelo menos três meses, o que representa um fardo burocrático considerável sem um sistema digital.
- O trabalho de preparação para auditorias e acompanhamento de ocorrências na estrada consome muito tempo.
Reunir o histórico de inspeções em papel antes de uma auditoria do Departamento de Transportes ou de uma verificação na estrada é um processo lento e, muitas vezes, incompleto.
Solução
- Inspeções móveis através do aplicativo do motorista.
Os motoristas realizam inspeções pré e pós-viagem em seus telefones ou tablets, abrangendo as categorias exigidas pela FMCSA: freios e sistema de ar, direção, luzes e refletores, pneus e rodas, limpadores de para-brisa, espelhos, equipamentos de acoplamento e equipamentos de segurança e emergência.
- Listas de verificação personalizáveis por tipo de veículo.
Os gestores de frotas configuram listas de verificação para corresponder a unidades de potência e reboques separadamente, de modo que cada tipo de veículo seja inspecionado de acordo com os critérios corretos.
- Captura de defeitos com fotos e comentários.
Qualquer item marcado como defeituoso inclui uma foto e uma anotação, fornecendo aos gestores de frota o que eles precisam para avaliar e certificar um reparo sem precisar ver o veículo pessoalmente.
- Alertas de submissão em tempo real.
No momento em que um motorista envia uma inspeção, os gestores de frota são notificados, com alertas automáticos emitidos especificamente para inspeções reprovadas, atendendo ao requisito de reparo imediato previsto em 396.11.
- Aprovação da inspeção prévia à execução do serviço.
Um serviço não pode ser iniciado até que um gerente autorizado revise e aprove o relatório de inspeção, portanto, um veículo com um defeito não resolvido que afete a segurança não pode ser despachado por engano.
- Registros DVIR digitais com retenção integrada.
Todas as inspeções, incluindo os resultados da lista de verificação, fotos, assinatura do motorista e notas de certificação de reparo, são armazenadas e podem ser baixadas em formato Excel ou PDF, mantendo os registros por um período muito superior ao mínimo de três meses exigido pela FMCSA, sem a necessidade de arquivamento manual.
Resultados alcançados
- 25 a 35% menos veículos despachados com defeitos não resolvidos que afetam a segurança., uma vez que a aprovação prévia do trabalho seja aplicada
- Tempo de revisão de inspeção reduzido aproximadamente pela metade, da coleta em papel ao envio digital em tempo real
- O tempo de preparação para auditorias e inspeções rodoviárias do Departamento de Transportes foi reduzido de dias para horas., com um histórico DVIR digital completo e recuperável
Rastreamento completo de todas as inspeções, com fotos, assinaturas e registros de data e hora anexados a cada relatório.
Listas de verificação correspondentes a unidades de potência e reboques separadamente, alinhadas com o que a norma 396.11 exige que cada uma cubra.
Maior conformidade com a FMCSA, respaldada por registros digitais que já atendem às diretrizes da norma eletrônica DVIR da agência.
