Los gestores de flotas nunca han tenido escasez de datos. El verdadero problema radica en obtener la información correcta en el momento adecuado.
Una flota moderna puede generar datos sobre la ubicación de los vehículos, los viajes, el kilometraje, el combustible, el comportamiento del conductor, los incidentes de seguridad, el estado del vehículo y mucho más. Pero si esa información está dispersa en diferentes pantallas e informes, aún puede resultar difícil responder a una pregunta sencilla:
“¿Qué está pasando con mi flota y qué debo hacer al respecto?”
Ahí es donde la gestión moderna de informes de flotas marca la diferencia.
Para los integradores de sistemas y los revendedores de tecnología para flotas, este cambio es importante. Los clientes ya no buscan solo seguimiento GPS. Quieren un sistema de gestión de flotas que convierta los datos de seguimiento en información clara y útil que les ayude a optimizar sus operaciones.
¿Qué es la notificación de flotas?
La elaboración de informes de flota es el proceso de recopilar y presentar datos sobre vehículos, conductores y operaciones en un formato que ayude a las empresas a supervisar el rendimiento y tomar decisiones.
Un informe básico de la flota puede indicarle por dónde ha viajado un vehículo.
Un informe moderno sobre la flota debería ayudar a responder muchas más preguntas:
- ¿Qué distancia recorrió el vehículo?
- ¿Cuánto combustible consumió?
- ¿Cuánto tiempo estuvo en movimiento o detenido?
- ¿El conductor estaba siguiendo las normas de seguridad?
- ¿Hubo sucesos inusuales?
- ¿Qué vehículos necesitan atención?
- ¿Qué cambió durante un período específico?
- ¿Qué medidas debería tomar el responsable de la flota a continuación?
En pocas palabras, un buen sistema de informes de flota debería reducir el tiempo que transcurre entre la detección de un problema y la comprensión de cómo solucionarlo.
¿Por qué los informes de flotas tradicionales ya no son suficientes?
Piense en un gestor de flotas que investiga un alto consumo de combustible.
Es posible que deban revisar por separado el informe de combustible, el informe de viaje, el informe de kilometraje y la información del conductor.
Ahora imagínese hacer lo mismo con docenas o cientos de vehículos.
La información puede estar disponible, pero el proceso se vuelve lento.
Este es uno de los mayores cambios que se están produciendo hoy en día en la gestión de flotas: Los informes están pasando de ser simples registros de datos a convertirse en herramientas para la toma de decisiones.
En lugar de pedir a los usuarios que recopilen información de múltiples fuentes, el software moderno de gestión de flotas debería reunir la información relacionada.
Por ejemplo, un análisis de combustible resulta mucho más útil cuando se pueden revisar conjuntamente los repostajes, los vaciados de combustible, los viajes, el kilometraje, el consumo y la información del conductor.
Eso le da al gerente de flota una visión completa en lugar de información aislada.
¿Qué debe incluir un informe moderno de gestión de flotas?
No existe un único informe que sirva para todas las empresas. Una empresa de reparto, un operador de autobuses escolares, una empresa de logística y una flota de construcción pueden necesitar información diferente.
Sin embargo, un sistema moderno de informes de flotas debería, en general, proporcionar visibilidad en cinco áreas importantes.
1. Rendimiento del vehículo
Los gestores de flotas deben comprender cómo se utilizan los vehículos.
La información útil puede incluir:
- Distancia recorrida
- Duración del viaje
- Corriendo y el tiempo detenido
- Uso del vehículo
- Kilometraje
- Estado del vehículo
- Información sobre la ruta y el viaje
Esto ayuda a las empresas a identificar los vehículos que se están utilizando poco, demasiado o que se están utilizando de forma diferente a lo previsto.
2. Rendimiento del combustible
El combustible es uno de los mayores costes operativos para muchas flotas.
Un sistema útil de informes de flotas debería facilitar la comprensión:
- Consumo de combustible
- Repostajes de combustible
- drenajes de combustible
- Kilometraje
- Tendencias de consumo
- Actividad inusual de combustible
Y lo que es más importante, esta información debería poder vincularse fácilmente con los datos del viaje y del vehículo.
Eso facilita la investigación de por qué cambió el rendimiento del combustible, en lugar de simplemente saber que cambió.
3. Comportamiento del conductor y seguridad
Los datos del vehículo solo cuentan una parte de la historia.
La persona que está al volante también afecta al rendimiento de la flota.
Los informes modernos de flotas pueden reunir información como:
- Exceso de velocidad
- Frenado brusco
- Aceleración brusca
- De marcha en vacío
- Cumplimiento del uso del cinturón de seguridad
- Eventos de seguridad
- Puntuaciones de rendimiento del conductor
Esto proporciona a los gestores de flotas una visión más clara tanto del uso de los vehículos como del comportamiento de los conductores.
4. Actividad operativa
Las operaciones de flota no se limitan al simple traslado de vehículos de un lugar a otro.
Las empresas también necesitan comprender qué sucedió durante esos viajes.
Dependiendo de la operación, los informes pueden necesitar abarcar:
- Paradas
- Períodos de inactividad
- Actividad laboral
- Rendimiento de la ruta
- Horario de trabajo
- actividad de servicio
- Excepciones y alertas
Esto es especialmente importante para las empresas que utilizan la telemática como parte de un flujo de trabajo operativo más amplio.
5. Información práctica
Aquí es donde el periodismo moderno comienza a adquirir un valor real.
Un informe no debe limitarse a responder:
"¿Qué pasó?"
Debería ayudar al usuario a avanzar hacia:
“¿Por qué sucedió?”
y finalmente:
“¿Qué debo hacer ahora?”
Esa es la diferencia entre informar y obtener información sobre la flota.
¿Qué hace que un informe de flota sea útil?
Un informe puede contener cientos de datos y aun así resultar difícil de usar.
Los informes de flota más útiles suelen tener tres cosas en común:
Información clara
Los usuarios deberían poder comprender el informe sin tener que dedicar mucho tiempo a interpretarlo.
Información relevante
Un informe debe mostrar información útil para la tarea específica o el requisito empresarial.
Información conectada
Los datos relacionados deben estar disponibles conjuntamente siempre que sea posible.
Por ejemplo, analizar únicamente el consumo de combustible proporciona un contexto limitado.
Analizar el consumo de combustible junto con la distancia, los viajes, el kilometraje, la información del vehículo y del conductor crea una imagen mucho más útil.
Por eso, la elaboración de informes consolidados sobre la flota de vehículos está adquiriendo cada vez más importancia.
¿Por qué es importante la presentación de informes consolidados?
Imagina que intentas comprender por qué un vehículo consumió más combustible que otro.
Si la información está repartida en cuatro informes diferentes, alguien tiene que compararla manualmente.
Eso lleva tiempo.
También hay más margen de error.
Un informe consolidado puede reunir la información relevante, facilitando enormemente la investigación.
Para los operadores de flotas, esto puede significar:
- Análisis más rápido
- Menos trabajo manual
- Informes más sencillos
- Mejor visibilidad
- Identificación más rápida de actividad inusual
- Decisiones más informadas
Para los integradores de sistemas y los revendedores, existe otra ventaja.
Una plataforma con sólidas capacidades de generación de informes le brinda más valor para ofrecer a sus clientes más allá del seguimiento GPS básico..
¿Qué significa esto para los integradores de sistemas y los revendedores?
Aquí es donde la evolución de los informes de flotas se vuelve particularmente interesante.
Muchos clientes pueden acercarse inicialmente a un revendedor buscando:
“Sistema de seguimiento GPS para mis vehículos.”
Pero sus exigencias rara vez terminan ahí.
Una vez que empiecen a utilizar un sistema de gestión de flotas, es posible que se pregunten:
- ¿Puedo controlar el combustible?
- ¿Puedo rastrear el comportamiento del conductor?
- ¿Puedo generar informes automáticamente?
- ¿Puedo ver el rendimiento del vehículo?
- ¿Puedo personalizar el sistema?
- ¿Puedo integrar los datos con otra plataforma?
- ¿Pueden mis clientes acceder a los informes desde dispositivos móviles?
- ¿Puedo ofrecer soluciones diferentes para diferentes sectores?
Esto crea una oportunidad para que los integradores de sistemas y los revendedores pasen de vender dispositivos de seguimiento a ofrecer soluciones completas de gestión de flotas.
Una plataforma telemática flexible puede convertirse en la capa tecnológica que sustenta esas soluciones.
¿Cómo puede ayudar la Universidad Uffizio?
Uffizio ofrece una plataforma de software telemático diseñada para ayudar a las empresas a crear y gestionar soluciones operativas y de flotas conectadas.
Su plataforma reúne funcionalidades como el seguimiento de flotas, la elaboración de informes, la gestión del consumo de combustible, el rendimiento del conductor, la telemática de vídeo, las API y otras herramientas operativas.
Esto proporciona a los integradores de sistemas y a los revendedores una base más sólida para desarrollar soluciones que se adapten a las necesidades de sus clientes.
Por ejemplo, en lugar de ofrecer a un cliente únicamente el seguimiento de la ubicación del vehículo, un socio puede desarrollar una solución más completa que incluya:
Seguimiento + Informes + Análisis + Alertas + Integraciones + Flujos de trabajo específicos del sector
Esto resulta especialmente útil para los socios que atienden a diferentes tipos de clientes, ya que la misma plataforma subyacente puede admitir diferentes casos de uso y requisitos comerciales.
El futuro de la elaboración de informes de flotas no reside en más datos, sino en mejores datos.
Las empresas de gestión de flotas ya disponen de gran cantidad de datos.
Lo que necesitan es una forma más sencilla de entenderlo.
El futuro de la elaboración de informes de flotas se está orientando hacia informes que sean:
- Más fácil de entender
- Más conectados
- Más flexible
- Disponible en todos los dispositivos.
- Diseñado en torno a necesidades operativas reales.
- Centrados en información práctica y útil.
Y eso crea una oportunidad para los integradores de sistemas y los revendedores.
La próxima generación de soluciones para flotas no se definirá simplemente por cuántos vehículos pueden rastrear.
Su éxito dependerá de la cantidad de información útil en la que puedan convertir esos datos de seguimiento.
Preguntas frecuentes sobre la presentación de informes de flotas
¿Qué es la notificación de flotas?
La elaboración de informes de flota es el proceso de recopilar y presentar datos sobre vehículos, conductores y operaciones para ayudar a las empresas a supervisar el rendimiento de su flota y tomar mejores decisiones.
¿Por qué es importante la elaboración de informes sobre la flota de vehículos?
Los informes de flota ayudan a las empresas a comprender la utilización de los vehículos, el consumo de combustible, el comportamiento de los conductores, los viajes, los incidentes de seguridad y otras actividades operativas. Reducen la necesidad de recopilar información manualmente de diferentes fuentes.
¿Qué debe incluir un informe de gestión de flotas?
Un informe moderno de gestión de flotas puede incluir el estado del vehículo, los viajes, el kilometraje, el consumo de combustible, el comportamiento del conductor, los incidentes de seguridad, el tiempo de inactividad, las rutas y otros datos operativos, según las necesidades de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre el seguimiento por GPS y los informes de gestión de flotas?
El seguimiento GPS se centra principalmente en la ubicación y el movimiento del vehículo. Los informes de gestión de flotas van más allá, analizando datos del vehículo, del conductor y de las operaciones para ayudar a las empresas a comprender el rendimiento y tomar decisiones.
¿Se pueden personalizar los informes de la flota?
Sí. Cada flota tiene requisitos de informes distintos. Una plataforma de gestión de flotas flexible debería permitir adaptar los informes, filtros, paneles de control y el acceso a los datos a las necesidades operativas específicas.
¿Por qué los integradores de sistemas deberían ofrecer software de gestión de flotas en lugar de solo seguimiento GPS?
El software de gestión de flotas permite a los integradores de sistemas ofrecer a sus clientes mucho más que el simple seguimiento de la ubicación de los vehículos. Informes, análisis, monitorización del combustible, seguridad del conductor, API y otras funcionalidades pueden ayudar a los socios a crear soluciones completas y generar mayor valor para sus clientes.
¿Qué debe buscar un revendedor en un software de gestión de flotas?
Un revendedor debe buscar una plataforma que ofrezca un seguimiento fiable, informes completos, API, personalización, escalabilidad, múltiples integraciones y la flexibilidad necesaria para satisfacer las diferentes necesidades de los clientes.
Más allá del seguimiento
El sistema de seguimiento de flotas le indica dónde se encuentran sus vehículos.
Los informes de flota le ayudan a comprender lo que está sucediendo.
Y la gestión inteligente de flotas da un paso más allá, ayudándote a decidir qué hacer al respecto.
Para los integradores de sistemas y los revendedores, este cambio representa una oportunidad mayor: en lugar de vender otra solución de seguimiento, pueden crear una oferta completa de gestión de flotas en torno a una plataforma que crezca con sus clientes.
