Gestire le operazioni di una flotta sembra semplice finché il numero di viaggi non inizia ad aumentare.
Un'azienda di logistica può avere centinaia di veicoli in circolazione ogni giorno. Alcuni si spostano tra i magazzini, altri effettuano consegne ai clienti o visitano i centri di assistenza. Tenere traccia dello scopo di ogni viaggio diventa presto una sfida.
Molte aziende si affidano ancora agli autisti o ai responsabili della flotta per classificare manualmente i viaggi. Può sembrare un compito semplice, ma con il tempo crea problemi ben più gravi. I viaggi vengono etichettati in modo errato, alcuni rimangono non classificati, i report diventano incoerenti e i responsabili impiegano tempo extra a correggere i dati anziché utilizzarli.
È qui che l'automazione può fare davvero la differenza.
Anziché chiedere a qualcuno di classificare ogni viaggio, i moderni software di gestione della flotta possono farlo automaticamente. Uno dei modi più semplici per ottenere questo risultato è la classificazione dei viaggi basata sulla geolocalizzazione.
In questo blog, analizzeremo il funzionamento di questo approccio, i motivi per cui migliora la precisione della flotta e perché sta diventando una funzionalità importante per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione della flotta.
Quando i piccoli errori si trasformano in problemi più grandi
Ipotizziamo che un'azienda gestisca 80 veicoli per le consegne.
Ogni veicolo effettua dalle sei alle otto corse al giorno. Entro la fine della settimana, si contano centinaia di corse registrate.
Ora immaginate che solo alcuni di questi viaggi siano classificati in modo errato. Un viaggio di consegna viene contrassegnato come un trasferimento interno. Uno spostamento in magazzino viene registrato come una visita al cliente. Un viaggio di assistenza non viene classificato affatto perché l'autista si è dimenticato di aggiornarlo.
Possono sembrare piccoli errori. Ma quando si ripetono ogni giorno, iniziano a influenzare il quadro generale.
I report non riflettono più ciò che accade realmente sulle strade. I manager dedicano tempo a controllare i percorsi anziché ad analizzare le prestazioni. I diversi team finiscono per lavorare con informazioni diverse, rendendo più difficile pianificare le operazioni con sicurezza.
Il problema non è la negligenza delle persone. Il problema è che i processi manuali diventano difficili da gestire con la crescita delle attività.
Le aziende hanno bisogno di dati affidabili
La gestione della flotta non si limita più a sapere dove si trova un veicolo. Le aziende vogliono capire come vengono utilizzati i loro veicoli. Vogliono sapere quanti viaggi di consegna sono stati completati, con quale frequenza i veicoli si sono spostati tra i magazzini e se i veicoli di servizio hanno seguito i percorsi previsti.
Queste informazioni aiutano i manager a prendere decisioni migliori. Ma la validità di tali decisioni dipende dalla qualità dei dati su cui si basano.
Se i registri di viaggio sono incompleti o incoerenti, i report perdono di valore. Invece di aiutare i manager a migliorare le operazioni, creano ulteriori interrogativi.
Per questo motivo molte aziende cercano modi per eliminare il lavoro manuale dalle loro operazioni quotidiane.
Un modo più intelligente per classificare i viaggi
Una soluzione pratica è la classificazione dei viaggi basata sulla geofence. Prima di capire come funziona, vediamo cos'è una geofence.
Una geofence è semplicemente un confine virtuale creato attorno a una posizione. Potrebbe trattarsi di un magazzino, un deposito, una fabbrica, la sede di un cliente o qualsiasi altro luogo importante per la tua attività.
Una volta definite queste posizioni, il software di gestione della flotta inizia a riconoscere gli spostamenti dei veicoli tra di esse.
Ad esempio, se un veicolo lascia il magazzino A e raggiunge la sede del cliente B, il sistema può identificarlo automaticamente come un viaggio di consegna. Se un altro veicolo si sposta da una fabbrica a un centro di distribuzione, può essere classificato come un trasferimento di magazzino.
Nessuno deve ricordarsi di aggiornare il viaggio. Il software lo fa automaticamente.
La precisione migliora senza aggiungere ulteriore lavoro.
Il vantaggio principale della classificazione dei viaggi basata su geofence è che migliora la precisione senza aumentare il carico di lavoro di nessuno.
I conducenti possono concentrarsi sulla guida anziché sull'aggiornamento dei registri di viaggio.
I gestori delle flotte non dovranno più dedicare ore a verificare se i viaggi sono stati classificati correttamente.
Poiché ogni viaggio segue le stesse regole, le informazioni rimangono coerenti in tutto il sistema.
Questa coerenza si rivela particolarmente utile quando le aziende operano in più sedi. Che si tratti di dieci veicoli o di mille, ogni viaggio viene classificato utilizzando la stessa logica.
Ciò significa che i report diventano più affidabili.
Report migliori portano a decisioni migliori
Una classificazione accurata dei viaggi ha un impatto diretto sulla reportistica. Quando ogni viaggio viene identificato correttamente, le aziende possono comprendere chiaramente come viene utilizzata la propria flotta.
Possono confrontare le operazioni di consegna in diverse regioni. Possono identificare i percorsi più utilizzati. Possono analizzare gli spostamenti dei veicoli tra i magazzini e monitorare separatamente le diverse tipologie di viaggi.
Queste informazioni rendono la pianificazione molto più semplice.
Anziché dedicare tempo alla correzione dei report, i manager possono concentrarsi sul miglioramento della produttività, sulla riduzione dei viaggi non necessari e su un utilizzo più efficiente delle risorse della flotta.
In parole semplici, dati migliori portano a decisioni migliori.
Perché questo è importante per gli integratori di sistemi e i rivenditori
Oggi i clienti si aspettano molto più del semplice tracciamento dei veicoli. La maggior parte delle aziende sa già come visualizzare la posizione di un veicolo in tempo reale. Ciò che desiderano veramente è un software che li aiuti a ridurre il lavoro manuale e a migliorare le operazioni quotidiane.
Ciò crea una grande opportunità per gli integratori di sistemi e i rivenditori.
Anziché presentare la classificazione dei viaggi basata sulla geolocalizzazione come una semplice funzionalità aggiuntiva, è possibile presentarla come una soluzione aziendale.
Aiuta i clienti ad automatizzare le attività ripetitive. Migliora la precisione dei report.
Riduce gli errori umani e infonde maggiore fiducia nei manager riguardo alle informazioni che utilizzano quotidianamente.
Si tratta di vantaggi commerciali che i clienti comprendono immediatamente perché risolvono problemi che molti di loro già affrontano.
Come Trakzee ti aiuta
Per rendere la gestione dei viaggi più intelligente, Trakzee ora supporta la classificazione dei viaggi basata sulla geolocalizzazione.
Gli utenti possono configurare una o più geofence di inizio e fine in base alle proprie attività aziendali. Ogni volta che un veicolo si sposta tra queste posizioni, il sistema applica automaticamente la classificazione del viaggio selezionata.
La piattaforma registra anche come è stato classificato il viaggio, sia tramite regole di geofencing, regole basate sulla pianificazione o classificazione manuale. Ciò offre ai gestori della flotta una maggiore visibilità, riducendo al contempo lo sforzo necessario per mantenere registri di viaggio accurati.
Considerazioni finali
Con l'espansione delle operazioni della flotta, i processi manuali diventano più difficili da gestire.
Un'attività semplice come la classificazione dei viaggi può trasformarsi gradualmente in un compito che richiede molto tempo, compromettendo l'accuratezza dei report in tutta l'azienda.
La classificazione dei viaggi basata sulla geolocalizzazione risolve questo problema in modo pratico. Elimina il lavoro ripetitivo, mantiene coerenti i dati relativi ai viaggi e aiuta le aziende a fare affidamento su report che riflettano fedelmente le loro operazioni quotidiane.
Per gli integratori di sistemi e i rivenditori, questa funzionalità è molto più di una semplice aggiunta al prodotto. Si tratta di una soluzione preziosa che aiuta i clienti a risparmiare tempo, migliorare la visibilità operativa e prendere decisioni aziendali più efficaci.
Poiché le aziende sono costantemente alla ricerca di soluzioni più intelligenti per la gestione delle proprie flotte, funzionalità di automazione come la classificazione dei viaggi basata sulla geolocalizzazione diventeranno una parte fondamentale di ogni moderna soluzione di gestione della flotta.
