Mengelola operasional armada terdengar sederhana sampai jumlah perjalanan mulai meningkat.
Sebuah perusahaan logistik mungkin memiliki ratusan kendaraan di jalan setiap hari. Beberapa kendaraan beroperasi antar gudang. Yang lain melakukan pengiriman ke pelanggan atau mengunjungi lokasi layanan. Melacak tujuan setiap perjalanan akan segera menjadi tantangan.
Banyak bisnis masih mengandalkan pengemudi atau manajer armada untuk mengklasifikasikan perjalanan secara manual. Ini mungkin tampak seperti tugas kecil, tetapi seiring waktu akan menimbulkan masalah yang lebih besar. Perjalanan diberi label yang salah. Beberapa perjalanan tidak terklasifikasi. Laporan menjadi tidak konsisten, dan manajer menghabiskan waktu ekstra untuk memperbaiki catatan daripada menggunakannya.
Di sinilah otomatisasi dapat membuat perbedaan nyata.
Alih-alih meminta seseorang untuk mengklasifikasikan setiap perjalanan, perangkat lunak manajemen armada modern dapat melakukannya secara otomatis. Salah satu cara paling sederhana untuk mencapai hal ini adalah melalui klasifikasi perjalanan berbasis geofence.
Dalam blog ini, kita akan melihat bagaimana pendekatan ini bekerja, mengapa hal ini meningkatkan akurasi armada, dan mengapa hal ini menjadi fitur penting bagi bisnis yang menginginkan operasi armada yang lebih cerdas.
Ketika Kesalahan Kecil Berubah Menjadi Masalah yang Lebih Besar
Misalnya, sebuah perusahaan mengoperasikan 80 kendaraan pengiriman.
Setiap kendaraan menyelesaikan enam hingga delapan perjalanan setiap hari. Pada akhir minggu, ratusan perjalanan telah tercatat.
Sekarang bayangkan hanya beberapa dari perjalanan tersebut yang diklasifikasikan secara salah. Satu perjalanan pengiriman ditandai sebagai transfer internal. Pergerakan gudang dicatat sebagai kunjungan pelanggan. Satu perjalanan servis sama sekali tidak diklasifikasikan karena pengemudi lupa memperbaruinya.
Ini mungkin tampak seperti kesalahan kecil. Tetapi ketika terjadi setiap hari, hal itu mulai memengaruhi gambaran yang lebih besar.
Laporan-laporan tersebut tidak lagi menunjukkan apa yang sebenarnya terjadi di jalan. Para manajer menghabiskan waktu untuk memeriksa rute alih-alih menganalisis kinerja. Tim yang berbeda akhirnya bekerja dengan informasi yang berbeda, sehingga semakin sulit untuk merencanakan operasi dengan percaya diri.
Masalahnya bukan karena orang-orang ceroboh. Masalahnya adalah proses manual menjadi sulit dikelola seiring dengan pertumbuhan operasional.
Bisnis Membutuhkan Data yang Dapat Mereka Percaya
Manajemen armada bukan lagi hanya tentang mengetahui di mana sebuah kendaraan berada. Perusahaan ingin memahami bagaimana kendaraan mereka digunakan. Mereka ingin mengetahui berapa banyak perjalanan pengiriman yang telah diselesaikan, seberapa sering kendaraan berpindah antar gudang, dan apakah kendaraan servis mengikuti rute yang telah direncanakan.
Informasi ini membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik. Namun, keputusan-keputusan ini hanya akan sebaik data yang mendasarinya.
Jika catatan perjalanan tidak lengkap atau tidak konsisten, laporan akan kehilangan nilainya. Alih-alih membantu manajer meningkatkan operasional, laporan tersebut justru menimbulkan lebih banyak pertanyaan.
Inilah mengapa banyak bisnis mencari cara untuk menghilangkan pekerjaan manual dari operasional harian mereka.
Cara yang Lebih Cerdas untuk Mengklasifikasikan Perjalanan
Salah satu solusi praktis adalah klasifikasi perjalanan berbasis geofence. Sebelum memahami cara kerjanya, mari kita pahami terlebih dahulu apa itu geofence.
Geofence hanyalah batas virtual yang dibuat di sekitar suatu lokasi. Ini bisa berupa gudang, depot, pabrik, lokasi pelanggan, atau tempat apa pun yang penting bagi bisnis Anda.
Setelah lokasi-lokasi ini ditentukan, perangkat lunak manajemen armada mulai mengenali pergerakan kendaraan di antara lokasi-lokasi tersebut.
Sebagai contoh, jika sebuah kendaraan meninggalkan Gudang A dan sampai di Lokasi Pelanggan B, sistem dapat secara otomatis mengidentifikasinya sebagai perjalanan pengiriman. Jika kendaraan lain melakukan perjalanan dari pabrik ke pusat distribusi, kendaraan tersebut dapat diklasifikasikan sebagai transfer inventaris.
Tidak ada yang perlu mengingat untuk memperbarui perjalanan. Perangkat lunak melakukan pekerjaan itu secara otomatis.
Akurasi Meningkat Tanpa Menambah Beban Kerja
Keunggulan terbesar dari klasifikasi perjalanan berbasis geofence adalah meningkatkan akurasi tanpa menambah beban kerja siapa pun.
Pengemudi dapat fokus pada mengemudi alih-alih memperbarui catatan perjalanan.
Para manajer armada tidak perlu lagi menghabiskan waktu berjam-jam untuk memeriksa apakah perjalanan telah diklasifikasikan dengan benar.
Karena setiap perjalanan mengikuti aturan yang sama, informasi tersebut tetap konsisten di seluruh sistem.
Konsistensi ini menjadi sangat berguna ketika bisnis beroperasi di banyak lokasi. Baik itu sepuluh kendaraan atau seribu, setiap perjalanan diklasifikasikan menggunakan logika yang sama.
Artinya, laporan menjadi lebih mudah dipercaya.
Laporan yang Lebih Baik Menghasilkan Keputusan yang Lebih Baik
Klasifikasi perjalanan yang akurat berdampak langsung pada pelaporan. Ketika setiap perjalanan diidentifikasi dengan benar, bisnis dapat memahami dengan jelas bagaimana armada mereka digunakan.
Mereka dapat membandingkan operasi pengiriman di berbagai wilayah. Mereka dapat mengidentifikasi rute mana yang paling sering digunakan. Mereka dapat menganalisis pergerakan kendaraan antar gudang dan memantau berbagai jenis perjalanan secara terpisah.
Wawasan ini membuat perencanaan menjadi jauh lebih mudah.
Alih-alih menghabiskan waktu untuk mengoreksi laporan, para manajer dapat fokus pada peningkatan produktivitas, mengurangi perjalanan yang tidak perlu, dan memanfaatkan sumber daya armada dengan lebih baik.
Singkatnya, data yang lebih baik menghasilkan keputusan yang lebih baik.
Mengapa Hal Ini Penting bagi Integrator Sistem dan Reseller
Pelanggan saat ini mengharapkan lebih dari sekadar pelacakan kendaraan. Sebagian besar bisnis sudah tahu cara melihat lokasi kendaraan secara langsung. Yang benar-benar mereka inginkan adalah perangkat lunak yang membantu mereka mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan operasional sehari-hari.
Hal ini menciptakan peluang besar bagi integrator sistem dan reseller.
Alih-alih menyajikan klasifikasi perjalanan berbasis geofence sebagai fitur biasa, Anda dapat menyajikannya sebagai solusi bisnis.
Ini membantu pelanggan mengotomatiskan tugas-tugas berulang. Ini meningkatkan akurasi pelaporan.
Hal ini mengurangi kesalahan manusia. Dan memberikan kepercayaan yang lebih besar kepada para manajer terhadap informasi yang mereka gunakan setiap hari.
Ini adalah manfaat bisnis yang langsung dipahami pelanggan karena manfaat ini memecahkan masalah yang sudah dihadapi banyak dari mereka.
Bagaimana Trakzee Membantu
Untuk membuat manajemen perjalanan lebih cerdas, Trakzee kini mendukung klasifikasi perjalanan berbasis geofence.
Pengguna dapat mengkonfigurasi satu atau beberapa geofence awal dan akhir berdasarkan operasional bisnis mereka. Setiap kali kendaraan melintas di antara lokasi-lokasi tersebut, sistem secara otomatis menerapkan klasifikasi perjalanan yang dipilih.
Platform ini juga mencatat bagaimana perjalanan tersebut diklasifikasikan, baik melalui aturan geofence, aturan berbasis jadwal, atau klasifikasi manual. Hal ini memberikan visibilitas yang lebih baik kepada manajer armada sekaligus mengurangi upaya yang diperlukan untuk mempertahankan catatan perjalanan yang akurat.
Kesimpulan Akhir
Seiring dengan perluasan operasi armada, proses manual menjadi semakin sulit dikelola.
Sesuatu yang sederhana seperti mengklasifikasikan perjalanan dapat perlahan berubah menjadi tugas yang memakan waktu dan memengaruhi akurasi pelaporan di seluruh bisnis.
Klasifikasi perjalanan berbasis geofence memecahkan masalah ini secara praktis. Ini menghilangkan pekerjaan berulang, menjaga konsistensi data perjalanan, dan membantu bisnis mengandalkan laporan yang benar-benar mencerminkan operasional harian mereka.
Bagi integrator sistem dan reseller, fitur ini lebih dari sekadar tambahan pada suatu produk. Ini adalah solusi berharga yang membantu pelanggan menghemat waktu, meningkatkan visibilitas operasional, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Seiring bisnis terus mencari cara yang lebih cerdas untuk mengelola armada mereka, fitur otomatisasi seperti klasifikasi perjalanan berbasis geofence akan menjadi bagian penting dari setiap solusi manajemen armada modern.
