Die Meldung der Kraftstoffsteuer gestaltet sich kompliziert, wenn Fahrzeugflotten grenzüberschreitend eingesetzt werden. Jedes Bundesland bzw. jede Provinz hat unterschiedliche Steuervorschriften. Für Transportunternehmen ist die manuelle Erfassung all dieser Daten zeitaufwändig und erhöht zudem das Fehlerrisiko.
Hier kommt die IFTA-Lizenz ins Spiel.
Das Internationale Kraftstoffsteuerabkommen (IFTA) vereinfacht die Steuererklärung für gewerbliche Fahrzeugflotten. Mit einer gültigen IFTA-Lizenz können Betreiber eine einzige konsolidierte Kraftstoffsteuererklärung über ihre zuständige Behörde einreichen. Diese umfasst Reisen und Kraftstoffverbrauch in allen Mitgliedsregionen.
Dennoch kommt es in vielen Unternehmen zu Verzögerungen. Manuelle Datenerfassung oder veraltete Tools erschweren die IFTA-Meldepflichten unnötig. In diesem Blog erklären wir die Funktionsweise von IFTA und wie GPS-Tracking-Software die Einhaltung der Vorschriften vereinfachen kann.
Was ist IFTA und wer braucht es?
Das Internationale Kraftstoffsteuerabkommen (IFTA) ist ein Kooperationsabkommen zwischen den 48 US-Bundesstaaten und 10 kanadischen Provinzen. Es vereinfacht die Meldung des Kraftstoffverbrauchs für Transportunternehmen, die in verschiedenen Jurisdiktionen tätig sind.
Flottenbesitzer müssen nicht mehr in jedem Bundesstaat, den sie durchfahren, einen separaten Antrag stellen. Stattdessen können sie eine konsolidierte Kraftstoffsteuererklärung bei ihrer Hauptverwaltung einreichen.
Aber nicht alle Fahrzeuge benötigen eine IFTA-Lizenz.
Es ist nur für bestimmte Kraftfahrzeuge erforderlich. Dies sind typischerweise:
- Fahrzeuge mit zwei Achsen und einem zulässigen Gesamtgewicht von über 26.000 Pfund
- Fahrzeuge mit drei oder mehr Achsen, unabhängig vom Gewicht
- Fahrzeuge, die in Kombination eingesetzt werden, wobei das Gesamtgewicht 26.000 Pfund übersteigt
Wenn eine Flotte eines dieser Kriterien erfüllt und in mehr als einem IFTA-Mitgliedsgebiet unterwegs ist, muss sie eine IFTA-Lizenz erhalten.
Dadurch wird eine angemessene Verteilung der Kraftstoffsteuern auf der Grundlage dessen gewährleistet, wo der Kraftstoff tatsächlich verwendet wird.
Wie funktioniert die IFTA-Kraftstoffsteuerberichterstattung?
Jeder Kraftverkehrsunternehmer, der eine IFTA-Lizenz besitzt, ist verpflichtet:
- Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Kraftstoffkäufe.
- Gefahrene Meilen in jedem IFTA-Mitgliedsgebiet verfolgen
- Reichen Sie vierteljährliche Kraftstoffsteuererklärungen bei Ihrem zuständigen Bundesstaat oder Ihrer Provinz ein.
Diese Berichte berechnen die Höhe der an jeden Staat oder jede Provinz zu zahlenden Steuern auf folgender Grundlage:
- Die in jeder Region zurückgelegte Gesamtstrecke
- Die gekaufte Kraftstoffmenge
- Die in diesen Regionen geltenden Steuersätze
Die Basisjurisdiktion ist für die Umverteilung der Steuern an andere Mitgliedsjurisdiktionen zuständig. Dies erleichtert Flotten die Einhaltung der Vorschriften und gewährleistet eine ordnungsgemäße Steuerverteilung.
Warum ist die Einhaltung der IFTA-Lizenzbestimmungen wichtig?
Darum ist es wichtig:
- Vermeiden Sie Bußgelder und Prüfungen
Die Nichteinhaltung der IFTA-Regeln kann zu hohen Strafen, Zinsen und sogar zum Entzug der Betriebserlaubnis führen. - Optimierte Abläufe
Eine einzige Lizenz und vierteljährliche Meldungen vereinfachen die Verwaltungsaufgaben und reduzieren den Papierkram in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen. - Bessere Genauigkeit der Kraftstoffsteuer
Eine genaue Sendungsverfolgung hilft den Spediteuren, den richtigen Steuerbetrag zu zahlen – keine Überzahlung, keine Unterzahlung. - Unterstützung für Skalierungsvorgänge
Wenn Flotten in neue Bundesstaaten oder Provinzen expandieren, entfällt mit einer IFTA-Lizenz die Notwendigkeit mehrerer individueller Treibstoffgenehmigungen.
Wie man eine IFTA-Lizenz erhält
Der Erhalt einer IFTA-Lizenz erfordert einige formale Schritte, die über die Heimatjurisdiktion der Flotte (bekannt als Basisjurisdiktion) abgewickelt werden.
So können sich Spediteure bewerben:
- Registrieren Sie sich bei der zuständigen Gerichtsbarkeit.
Der Beförderer muss zunächst in seinem Heimatstaat oder seiner Heimatprovinz über eine Betriebserlaubnis verfügen. - Reichen Sie einen IFTA-Lizenzantrag ein.
Das Formular enthält üblicherweise Angaben zum Unternehmen, zu den Fahrzeugen und zur Flottengröße. - Bezahlen Sie die Anmeldegebühr
In der Regel wird eine geringe Gebühr erhoben. Einige Bundesstaaten erheben möglicherweise auch Gebühren für IFTA-Etiketten oder -Aufkleber, die an jedem qualifizierten Fahrzeug angebracht werden müssen. - Erhalten Sie die IFTA-Lizenz und die Aufkleber.
Nach der Genehmigung erhält die Flotte eine IFTA-Lizenz und zwei Aufkleber für jedes Fahrzeug – einen für jede Seite des Fahrerhauses.
Nach der Registrierung müssen die Transportunternehmen detaillierte Fahrten- und Kraftstoffaufzeichnungen für die vierteljährliche Berichterstattung führen.
Welche vierteljährlichen Berichtspflichten stellt die IFTA?
Sobald ein Transporteur eine IFTA-Lizenz erhält, ist eine regelmäßige Berichterstattung unerlässlich.
Die Spediteure müssen vierteljährlich Folgendes beachten:
- Reichen Sie eine Kraftstoffsteuererklärung ein
Dieser Bericht enthält die in den einzelnen Zuständigkeitsbereichen zurückgelegten Kilometer und die Menge des gekauften Kraftstoffs. - Kilometerstand und Kraftstoffverbrauch genau angeben
Flottenbetreiber müssen Kilometerzählerstände und Tankquittungen protokollieren, um zu berechnen, wie viel Kraftstoff in den einzelnen Regionen verbraucht wurde. - Steuern zahlen oder geltend machen
Auf Grundlage des Kraftstoffverbrauchs zahlen die Spediteure entweder die fälligen Steuern oder erhalten eine Gutschrift, falls sie zu viel gezahlt haben.
Das Versäumen von Fristen oder ungenaue Berichterstattung können zu Strafen, Zinszahlungen oder sogar zur Aussetzung der IFTA-Lizenz führen.
Deshalb setzen die meisten Spediteure mittlerweile auf GPS-basierte Flottenmanagement-Software. Sie hilft, die Kilometererfassung zu automatisieren und die Datenerfassung für diese Berichte zu vereinfachen.
Schlussgedanken
Die Einhaltung der IFTA-Vorschriften ist für den grenzüberschreitenden Fuhrparkbetrieb unerlässlich. Durch genaue Aufzeichnungen über Kraftstoffverbrauch und gefahrene Kilometer, rechtzeitige Lizenzverlängerungen und die Nutzung digitaler Tools für die Berichterstattung können Fuhrparkbetreiber ihre Steuererklärungen vereinfachen und Strafen vermeiden. Ein gut organisierter IFTA-Prozess gewährleistet reibungslosere Prüfungen und unterstützt transparente grenzüberschreitende Geschäftstätigkeiten.
